1. Profil Klienta
Podmiot: Państwowa instytucja regulacyjna z centralą w Warszawie. Skala: 11 oddziałów terenowych na terenie całej Polski. Zasoby: Ponad 15 000 środków trwałych (sprzęt IT, meble, pojazdy, specjalistyczna aparatura pomiarowa).
2. Wyzwania i Problemy (Stan “Przed”)
Przed wdrożeniem instytucja borykała się z szeregiem problemów typowych dla rozproszonych jednostek budżetowych:
- Archaiczne metody: Spisy z natury prowadzone na arkuszach papierowych, co generowało błędy przy przepisywaniu danych.
- Brak spójności: Różne oddziały stosowały niespójne nazewnictwo i oznaczenia.
- Czasochłonność: Proces inwentaryzacji trwał bardzo długo, angażując dużą liczbę pracowników.
- Trudny uzgodnienie z ERP: Brak bezpośredniego połączenia z systemem finansowo-księgowym utrudniał rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych.
3. Opis Rozwiązania
Wdrożono kompleksowy system składający się z warstwy sprzętowej oraz dedykowanego oprogramowania.
Komponenty systemu:
- Sprzęt: Mobilne kolektory danych (terminale) wyposażone w skanery kodów kreskowych 2D, odporne na upadki i trudne warunki pracy.
- Aplikacja Mobilna: Intuicyjne oprogramowanie na kolektory pozwalające na identyfikację składnika, zmianę osoby odpowiedzialnej lub lokalizacji “w locie”.
- Moduł Integracji: Dedykowany mostek danych łączący system ERP z urządzeniami mobilnymi.
4. Przebieg Procesu Technologicznego
Proces został zaprojektowany tak, aby zminimalizować ryzyko utraty danych i zapewnić pełne bezpieczeństwo (zgodnie z wymogami administracji państwowej):
- Pobranie danych (Eksport z ERP): Aplikacja łączy się z systemem ERP klienta, pobierając aktualną bazę środków trwałych, numerów inwentarzowych oraz przypisanych lokalizacji.
- Praca w terenie (Inwentaryzacja): Komisje spisowe w oddziałach skanują etykiety. Aplikacja automatycznie weryfikuje dane. Jeśli składnik znajduje się w złym pokoju, system sugeruje aktualizację lokalizacji.
- Transfer Wyników (SFTP): Po zakończeniu spisu w danym oddziale, aplikacja generuje raport końcowy. Plik csv jest automatycznie przesyłany na zabezpieczony serwer SFTP instytucji.
- Import do ERP: System ERP pobiera plik z serwera SFTP, automatycznie rozliczając nadwyżki i niedobory oraz aktualizując kartoteki środków trwałych.
5. Kluczowe Korzyści
| Obszar | Efekt Wdrożenia |
| Czas pracy | Skrócenie procesu inwentaryzacji o ok. 65%. |
| Dokładność | Wyeliminowanie błędów ludzkich (pomyłki w numerach) dzięki skanowaniu kodów. |
| Logistyka | Możliwość monitorowania postępów spisu w czasie rzeczywistym we wszystkich 12 oddziałach jednocześnie. |
| Bezpieczeństwo | Szyfrowany protokół SFTP zapewnia poufność danych zgodnie z RODO i audytami bezpieczeństwa. |
Eksportuj do Arkuszy
6. Podsumowanie
Wdrożenie pozwoliło instytucji przejść z modelu “papierowego” na w pełni cyfrowy obieg informacji. Kluczowym czynnikiem sukcesu była automatyzacja wymiany danych między terminalami a systemem ERP, co wyeliminowało konieczność ręcznego wprowadzania danych po zakończeniu spisu.